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Die Agentur für Identität und Strategie Martes New Media informiert ...

31

März
2020

von Tonn

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Videokonferenzen – digitale Meetings

Betriebsinterne Kommunikation – ein Stichwort, das nicht nur für große Unternehmen Bedeutung hat, sondern auch für KMU. Und auch in Krisenzeiten darf die Kommunikation nicht vernachlässigt werden. Kommunikation ist ein sozialer Prozess, der auch in schwierigen Situationen gepflegt werden sollte, denn wir Menschen sind soziale Wesen. Martes New Media macht es vor: Seit dem 18. März befinden sich alle Mitarbeiter/innen im Homeoffice. Das soziale Miteinander kommt dennoch nicht zu kurz. In regelmäßigen Videokonferenzen sprechen wir über laufende Projekte, diskutieren die neuesten Entwicklungen und tauschen uns über mögliche Sorgen und Freuden aus. Ein Format, – und da sind wir uns einig – das zwar nicht alles ersetzt, aber Vieles.

Mitarbeiter/innen von Martes New Media in einer Projektbesprechung.

Im nachfolgenden Beitrag soll klar werden welchen Vorteil Sie für sich und Ihr Unternehmen aus dem Abhalten von Videokonferenzen ziehen können. Am Ende des Beitrags finden Sie einen Gutschein für Ihr 15-minütiges Einführungsgespräch zum Thema. Außerdem betrachten wir die verschiedenen Möglichkeiten, die sich einem bieten und zeigen Ihnen wo wir als Martes New Media Sie jetzt gerne unterstützen.

Krisenkommunikation
In unserem Beitrag “Krisenkommunikation – worauf kommt es an?” sind wir bereits darauf eingegangen, worauf es bei gelungener Krisenkommunikation ankommt. Dort haben wir also bereits geklärt was Krisenkommunikation ausmacht und wen sie erreichen sollte. Nun wollen wir das “Wie?” klären, denn hier bietet sich eine Möglichkeit, die von vielen im bisherigen Tagesgeschäft noch nicht benutzt wird: Die Videokonferenz. Zugegeben, für den ein oder anderen Digital Immigrant wird es zunächst ungewöhnlich sein, sich selbst auf dem Bildschirm zu beobachten und sich in ein digitales Meeting einzubringen, doch versprochen: Nach ein paar Sitzungen ist es das Normalste und ein schönes Zusammenkommen mit Kollegen, Kunden und auch Lieferanten. Neben sozialen Wesen sind wir Menschen nämlich noch eins: Gewohnheitstiere.

Neben der persönlichen Krisenkommunikation sind Videokonferenzen ein bewährtes Mittel.

Videokonferenz ist Trumpf
In der aktuellen Lage, auf den direkten Kontakt zu anderen Menschen weitestgehend zu verzichten, bieten Videokonferenzen einen klaren Vorteil. Blickkontakt, Gestik und Mimik ohne Ansteckungsgefahr. Was benötigen Sie dafür? Neben der nötigen Technik, wie Laptop, Kamera und Headset und einer stabilen Bild- und Tonübertragung, ist ein Block für Notizen und etwas zu trinken ratsam.

Durch Videokonferenzen können Meetings ortsunabhängig abgehalten werden. Sowohl Mitarbeiter im Homeoffice, als auch diese, die noch am betrieblichen Arbeitsplatz die Stellung halten, finden schnell und unkompliziert zueinander. Offene Projekte können mit Kunden besprochen und weiterentwickelt werden. Es muss kein Raum hergerichtet oder sogar gemietet werden, jeder kann von überall teilnehmen. Und auch, wenn es mal schnell gehen muss, hat die Videokonferenz die Nase vorne: Sie ist rasch einberufen und die Aufwände für An- und Abreise entfallen. Nach dem Meeting sind alle Teilnehmer in der Lage problemlos direkt wieder in ihre Arbeit zurückzukehren.

Nicht nur beim Standort ist man unabhängig, sondern auch bei der Wahl des Gerätes. Egal ob Desktop-PC, Laptop, Tablet oder Smartphone – eines dieser Geräte steht in der Regel sofort zur Verfügung.

Neben der Übertragung des Live-Bildes bieten die meisten Tools die Funktion des Screensharings. Dabei wird der Bildschirminhalt eines Computers auf die anderen übertragen. Große Datenmengen müssen nicht erst an Kollegen oder Kunden verschickt werden, sondern können direkt über den Bildschirm mitgeteilt werden. So ist es möglich auch trotz räumlicher Distanz in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

– Last but not least – bietet sich der Vorteil der Aufzeichnung. So können abgehaltene Meetings protokolliert werden. Einige Tools bieten die Möglichkeit der Audiotranskription. Das Gesprochene wird so automatisch in ein schriftliches Protokoll umgewandelt.

Orts- und geräteunabhängig: Auch von unterwegs ist die Teilnahme an Videokonferenzen einfach.

Videokonferenzen – und die Mankos?
Wie bei allem gibt es auch bei der Möglichkeit der Videokonferenz Mankos. Das wohl Größte ist die fehlende persönliche Ebene – eines der Dinge, die nicht ersetzt werden können. Der Handschlag mit dem Geschäftspartner, die Umarmung des/der Kollegen/in – solche persönlichen Annäherungen finden in dieser Form nicht statt. Dafür gibt es aber die Möglichkeit durch vorher vereinbarte Zeichen, wie „Daumen hoch“ in Interaktion zu treten. 

Weiter sind Videokonferenzen natürlich von einer stabilen Internetverbindung abhängig. Eine schlechte Leitung kann von verpixelten Bildern, über schlechte Tonqualität bis hin zum Abbruch der Verbindung führen. Videokonferenzen von unterwegs können zu hohem Datenverbrauch und dadurch ggfs. zu höheren Kosten führen. Achtet man auf eine stabile WLAN-Verbindung steht einer Videokonferenz aber nichts mehr im Wege.

Ok, überzeugt – welches Tool?
Auf dem Markt tummeln sich eine Vielzahl von Tools, mit denen Videokonferenzen abgehalten werden können. Nachfolgend wollen wir Ihnen die bekanntesten vorstellen.

Beginnen wir mit dem wohl bekanntesten kostenlosen Tool Skype. Die Anwendung steht für Desktop, Tablet, Mobilgerät und auch im Web zur Verfügung. Möglich sind sowohl Chats als auch  Anrufe mit und ohne Video. Entweder als direkte Unterhaltung zwischen zwei Personen oder in Gruppen mit bis zu 50 Teilnehmern. Anmelden kann man sich entweder mit einem Microsoft-Account oder einer beliebigen, existierenden E-Mail Adresse. Während dem Anruf stehen praktische Funktionen, wie das Screensharing, das Aufzeichnen von Anrufen und das Weichzeichnen des eigenen Hintergrunds zur Verfügung.

Ebenfalls von Microsoft und im Office 365 Abonnement enthalten ist das Tool Microsoft Teams. Hier gibt es verschiedene Preismodelle. Die kostenlose Version enthält zwar Chats und Anrufe, für Online-Konferenzen ist aber schon ein kostenpflichtiges Abo nötig. Beginnen tut es bei 4,20 € pro Benutzer und Monat. Das Aufzeichnen der Besprechungen ist möglich. In allen Versionen, kostenlos und kostenpflichtig, ist es möglich den Hintergrund weich zu zeichnen und den eigenen Bildschirm für andere freizugeben.

Auch Adobe bietet ein Tool für Videokonferenzen an: Adobe Connect. Eine kostenfreie Testphase ist möglich, danach beginnt das Preismodell bei 46 € pro Monat. Dafür bietet Adobe aber auch eine Vielzahl an Möglichkeiten: Neben den klassischen Funktionen, wie Bildschirmfreigabe und das Aufzeichnen der Konferenzen ist es hier möglich benutzerdefinierte Layouts zu erstellen, separate Arbeitsbereiche einzurichten und eine zentrale Bibliothek mit Inhalten einzurichten.

Das aus Karlsruhe stammende Tool alfaview bietet neben kostenpflichtigen Lizenzen auch eine Freemium-Version an. Die größte Einschränkung des kostenlosen Modells ist die beschränkte Nutzung auf 10 Stunden pro Monat. Bei jedem Modell können die Teilnehmer auf verschiedene Konferenzräume und Unterräume aufgeteilt werden. Bekannte Funktionen wie ein integrierter Chat und das Teilen des Bildschirms sind auch hier möglich. Abhängig von der Teilnehmerzahl ist die Bandbreitenausnutzung veränderbar um eine flüssige Übertragung zu gewährleisten. So können über 100 Teilnehmer sich vernetzen und zusammen kommen.

Kommen wir nun zu dem Tool, das wir selbst aus Überzeugung verwenden: Zoom. Auch hier gibt es eine kostenlose ebenso wie eine kostenpflichtige Versionen. Schon in der kostenlosen Version ist es möglich Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern abzuhalten. Zeitlich unbegrenzt sind diese dabei ab der Pro-Version für 14 € im Monat (in der kostenlosen Version beträgt die maximale Dauer 40 Minuten). Neben dem Aufzeichnen des Meetings und dem klassischen Freigeben des Bildschirms hat Zoom ein Whiteboard integriert auf dem sogar die Kontrolle über Maus und Tastatur abgegeben werden kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Teilnehmer auf unterschiedliche Breakout-Räume aufgeteilt werden können, sodass Gespräche in kleineren Gruppen möglich werden. Um teilzunehmen benötigt man nicht unbedingt einen Account. Man bekommt einen Einladungslink geschickt, mit dem man dem Meeting einfach über den Browser beitreten kann.

In diesem Video erhalten Sie einen Einblick über die Möglichkeiten des Tools Zoom.

WhatsApp und Facebook werden im Alltag von den meisten Menschen benutzt, deshalb möchten wir diese beiden Messenger nicht außer Acht lassen. Bei beiden Diensten ist es möglich Videochats zu starten, in der Gruppe oder unter vier Augen. Für kurze Abstimmungen oder das Treffen von Freunden ist dies ausreichend, für geschäftliche Zwecke empfehlen wir dennoch auf eines der oben genannten Tools zurückzugreifen, denn Funktionen wie das Aufzeichnen, oder die Bildschirmfreigabe sind bei WhatsApp und Facebook nicht möglich.

Zoom – und wie weiter?
Sie haben sich dafür entschieden künftig Videokonferenzen abzuhalten? Gute Wahl! Sie möchten dafür Zoom verwenden? Ausgezeichnete Wahl! Gerne geben wir Ihnen eine kurze Einführung in das Tool und erklären die wichtigsten Punkte. Bei Bedarf können wir Sie sogar remote bei der Einrichtung unterstützen. Sie werden sehen: Videokonferenzen sind kein Hexenwerk und für unsere aktuelle Situation die beste Lösung. 

Über diesen Link können Sie Ihren Wunschtermin für Ihre 15-minütige kostenfreie Einführung in Zoom reservieren: https://bit.ly/39zPqrg (zum Einlösen des kostenfreien Gutscheins auf den Link klicken). Anschließend erhalten Sie eine Bestätigungsmail an Ihre E-Mail Adresse.

Klicken Sie auf das Bild um Ihren kostenfreien Gutschein für eine Einführung in Zoom einzulösen.

 

Liebe Kunden, Geschäftspartner und Freunde von Martes New Media: Wir befinden uns in einer nie dagewesenen, außergewöhnlichen Situation, die wir gemeinsam meistern müssen. Gerne unterstützt Martes New Media sie bei einer erfolgreichen krisenunterstützenden Kommunikation, individueller Gestaltung und Internetdienstleistungen. Kontaktieren Sie uns einfach für ein Erstgespräch unter 0721 20 12 – 120. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und stehen Ihnen gerne tatkräftig zur Seite.

 

 

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