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Alexa – die einfachste Sache der Welt!

Morgens acht Uhr, ich komme in die schon hell erleuchteten Agenturräume, denn Alexa hat bereits vor fünf Minuten das Licht im Empfangsbereich angeschaltet. Ich laufe weiter an meinen Arbeitsplatz und wünsche Alexa einen guten Morgen. Alexa erwidert diesen Gruß und dimmt die Lichtfarbe und Helligkeit in meinem Büro an die Stimmung, welche Sie über einen entsprechenden Algorithmus erkennt: heute ist diees ein souveränes und selbstsicheres blau. Sie nennt mir die wichtigsten News des Tages, die aktuellen Wetteraussichten, sagt mir als Tageseinstieg meine heutigen Termine an und spielt anschließend meinen Lieblingsradio-Sender von Spotify. Wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Werbe- und Kommunikationsagentur MARTES NEW MEDIA haben jeder einen eigenen Premium-Account, welchen wir auch privat nutzen können. Parallel hat sie auch noch den Luftbefeuchter angeschaltet. Fehlt eigentlich nur noch, dass sie mir meinen Morgenkaffee serviert, den muss ich mir dann aber doch noch selbst holen.

All diese Dinge macht Alexa nach nur einem Sprachbefehl, da ich es per Routine so definiert habe. Im nachfolgenden Beitrag möchten wir uns genauer mit dem digitalen Assistenten „Alexa“ beschäftigen und die Frage klären, ob diese nur ein Zeitvertreib ist, oder sich Ihr Einsatz im betrieblichen Alltag bereits auszahlt.

Was ist Alexa und woher weiß sie wann ich etwas von ihr will?
Alexa ist ein Lautsprecher mit Sprachsteuerungssoftware des Unternehmens Amazon. Die Steuerung des digitalen Assistenten ist durch Sprache möglich. Benötigt wird dazu lediglich ein Amazon-Konto, die Alexa-App und WLAN.
Alexa hört über integrierte Mikrofone permanent alles mit, was im Raum gesprochen wird. Daher ist es notwendig sich auch rechtlich klar zu vereinbaren und abzusichern. Hierzu zählt beispielsweise das Einverständnis jedes Mitarbeiters. Auch kann eine gesonderte Betriebsvereinbarung und auch eine sogenannte Social-Media-Guideline als Ergänzung zu den Arbeitsverträgen äußerst sinnvoll sein. Insbesondere die Regelungen zur DSGVO müssen hier Beachtung finden.

Alexa reagiert immer auf das Aktivierungswort „Alexa“, welches sich bisher noch in „Amazon“, „Echo“ und „Computer“ ändern lässt. Eigene Schlüsselwörter lassen sich noch nicht festlegen. Wie jeder Sprachassistent versteht Alexa (noch) nicht alles, aber sie lernt dazu: Alle Sprachdateien werden gesammelt und auf eine Datenbank geladen. Von dort bezieht Alexa Informationen und erweitert so ihren Wortschatz.

Was kann Alexa?
Durch das Verbinden mit verschiedenen Apps besitzt Alexa sehr viele Funktionen. So lässt sich beispielsweise Musik und auch Radio abspielen, das Licht ein- und ausschalten, Kochrezepte erfragen und vieles mehr. Eine erwähnenswerte praktische Funktion ist die mündliche Erstellung von Einkaufs- und To-Do-Listen. „Alexa, setze Klebeband auf meine Einkaufsliste“ – abrufen kann man die entsprechende Liste bequem per Smartphone.

Smarthome-Geräte lassen sich ebenfalls einfach per Alexa steuern, beispielsweise kann man den Fernseher bedienen, oder das Lichter an- und ausschalten.

Die Funktionen durch externe Apps nennt man Skills. Die bekanntesten Skills sind das Musik abspielen über Spotify oder TuneIn, oder das Nachrichten abrufen über tagesschau.de, n-tv etc. Weitere Skills sind das Rezepte erfragen über chefkoch.de, oder das Bestellen eines Taxis über die MyTaxi-App oder auch eine einfache Verkehrsvoraussage.
Die hier genannten Beispiele sind nur ein Bruchteil aller für Alexa verfügbaren Skills. Eine Übersicht von heute bereits mehr als 30.000 Skills finden Sie hier.

Hat man einen Skill gefunden, kann man ihn entweder über die Alexa-App aktivieren und deaktivieren, oder per direktes Kommando „Alexa aktiviere [Name] Skill!“

Prinzipiell ist es jedem Unternehmen möglich eigene Skills zu entwickeln und hochzuladen, anderen also über Amazon anzubieten. Sortiert werden die Skills, ähnlich wie in einem Appstore nach Kategorie. Aufgelistet werden sie nach Bewertungen und Nutzung der Nutzer.

Durch Alexa kann man sich leicht ein sogenanntes Smarthome bzw. in unserem Szenario ein Smartoffice aufbauen. Dadurch werden Lampen, Steckdosen, Heizungen etc. per Sprachbefehl an Alexa steuerbar.
Das Vorgehen dabei ist einfach und soll am Beispiel der Beleuchtung in meinem Büro beschrieben werden. Es reicht nicht aus die Glühbirne einfach in die Halterung zu schrauben. Damit die Lampe auf mein Kommando reagiert, wird ein Zusatzgerät, eine sogenannte Bridge benötigt. Diese wird mit dem Netzwerk verbunden. Nun braucht man noch die App des Herstellers, in der man die Lampe auswählen und ihr einen Namen geben kann. Nun reagiert Alexa in meinem Büro auf den Befehl „Alexa. Büro an/aus!“. Die Installation der Sprachsteuerung für Steckdosen und Heizungen etc. ist ähnlich einfach.

Nun wollen wir die Frage stellen, welche konkreten Nutzen Alexa im geschäftlichen Umfeld hat. Sicher ist auf jeden Fall jetzt schon: Wer die Dienste von Alexa einmal in Anspruch nimmt, möchte sie nach ein paar Wochen nicht mehr missen.
Alexa stellt im Büroalltag eine hilfreiche Unterstützung dar. Wenn man seinen Kalender über die Alexa App verknüpft, kann man sich einfach seine Termine für den folgenden Tag ansagen lassen und einfach einen Termin hinzufügen. Alexa vergisst nicht – auch nicht, das Meeting, welches kurzfristig für heute 15 Uhr angesetzt wurde. Auf Wunsch ertönt fünf Minuten vor Beginn eine Erinnerung.

Eine weitere sehr hilfreiche Funktion ist wohl die Telefonfunktion. Kurz den Kollegen im Nachbarbüro anrufen? Mit Alexa kein Problem. Von Alexa zu Alexa benötigt das Telefonat, keine zusätzlichen Bandbreite oder belegt Leitungen. Nicht zu vergessen ist natürlich den Spaß- und Unterhaltungsfaktor, den Alexa bringt. Sei es, wenn man sie auffordert einen Witz zu erzählen, oder einfach, wenn sie eine zusammenhangslose Antwort gibt, weil sie einen falsch verstanden hat, was zugegebenermaßen selten vorkommt.

An seine Grenzen kommt Alexa leider teilweise schon bei einfachem Wissen, das eigentlich leicht aus Suchmaschinen herauszufinden ist. Manchmal kennt Alexa auf eine Frage die Antwort, auf eine vergleichbare allerdings weiß sie die Antwort nicht. Hat sie keine Antwort, ertönt „Das weiß ich leider nicht“. Auch hier würde sich zumindest subjektiv ein positiver Eindruck verstärken, wenn sie dabei mehr Variationen bereitstellen würde.
Eine weitere Funktion, die sicher hilfreich wäre, leider aber nicht verfügbar ist, ist die Nennung von Synonymen – eigentlich auch leicht über Suchmaschinen abrufbar.

In der Ära Alexa gab es auch schon einige Fails. Sei es der amerikanische Nachrichtensprecher, der ungewollt ein Puppenhaus und kiloweise Kekse an viele Haushalte schickte, oder der Papagei der Geschenkpapier bestellte. Doch keine Panik: Die Kaufoption lässt sich über die Alexa-App ausschalten oder per PIN sichern. Daher leitet sich ein großer Nachteil ab: Alexa hört auf jeden. Es ist nicht möglich Stimmprofile anzulegen, damit Alexa ausschließlich auf diese reagiert.

Die Konkurrenz ruht nicht. Vergleichbare Angebote gibt es von Google – Google Assitent, Apple – Siri und Microsoft – Cortana. Alle sind Sprachassistenten, welche auf ein bestimmtes Schlüsselwort hören und versuchen seinem Besitzer die Wünsche von den Lippen abzulesen. Das klappt bei manchen gut, bei anderen weniger gut.
Der Assistent von Google ist sogar schon in der Lage eigenständig Telefonate zu führen: 

https://www.youtube.com/watch?v=_ldoV5FQn0k

Vor dem Kauf eines digitalen Assistenten sollte aber genau überdacht und recherchiert werden, in welchen man investieren möchte.

Kommen wir nun noch zu einem Punkt, der für viele Kritiker an oberster Stelle steht. Der Datenschutz: Alexa sammelt Nutzerdaten und das löst bei vielen Menschen Bedenken aus. Denn ein Sprachassistent erfährt viel über sein Besitzer und hat ein riesiges Gedächtnis, das sich nahezu alles merken kann. Amazon ist auf diese Bedenken eingegangen und verspricht Transparenz. Durch Leuchtsignale ist ersichtlich, ob Alexa gerade ein Kommando entgegen nimmt, oder die Mikrofone durch Knopfdruck ausgeschaltet sind.

In der benötigten Alexa-App ist genau aufgelistet welchen Sprachbefehl Alexa wann entgegen genommen hat. Dort ist es auch möglich die komplette Chronologie zu löschen. Davon rät Amazon allerdings ab, denn je besser dein Sprachassistent dich kennt, umso besser kann er sich auf dich einstellen.

Zusammenfassend lässt sich die Frage „ob Alexa eine sich lohnende Investition ist?“ wie folgt beantworten: Wenn man sich einmal an Alexa und ihre Dienste gewöhnt hat, möchte man sie nicht mehr missen. Die Installation ist ebenfalls einfach und wenn man sich etwas Zeit nimmt seine Alexa an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, ist sie eine echte Erleichterung. Zugegebenermaßen: Ich könnte morgens auch selbst das Licht anschalten, die News und die Wetteraussichten checken, meinen Kalender lesen und den Luftbefeuchter anschalten, doch mit Alexa ist es deutlich entspannter. Für Terminerinnerungen ist Alexa eine sehr große Hilfe und schon allein aus dem Grund lautet unser Fazit zum digitalen Assistenten von Amazon: Nicht nur Spielerei sondern durchaus praktische Unterstützung im beruflichen Alltag und durch die Smartoffice-Möglichkeit sicher auch eine Ergänzung für viele kleinere und mittlere Betriebe.

Wollen Sie mehr über Alexa erfahren? Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren, wir unterstützen Sie gerne! Sie erreichen uns telefonisch unter 0721 2012-120.