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Benchmarking: “Spieglein, Spieglein …

 

… an der Wand, wer ist der Beste im ganzen Land?” Sich mit dem eigenen Vorbild in einen direkten Vergleich zu stellen war schon immer eine der effektivsten Methoden, um besser zu werden– nicht nur im Tierreich. So lautet die Idee des Benchmarking: „Lerne von den Besten.“ Benchmarking ist der systematische Prozess, sich das „Beste vom Besten“ abzuschauen und dieses als Maßstab auf das eigene Unternehmen zu übertragen. Dementsprechend bedeutet das Wort „Benchmarking“ übersetzt „Maßstab“.

Quelle: Universität Zürich

Das Vorbild des Vergleichspartners soll dabei helfen, die eigene Leistungsfähigkeit zu verbessern!

Der Markt heute: Wir leben in einer Zeit des kontinuierlichen Wandels: die Marktbedingungen von heute sind morgen schon „Schnee von gestern.“ Mehr denn je sind die Unternehmen aufgefordert, sich diesem Wandel ständig anzupassen. Stillstand kann heute für ein Unternehmen tödlich sein: global statt lokal, dynamisch statt statisch, aggressiv statt zurückhaltend. Die Ansprüche der Kunden werden von Jahr zu Jahr größer, die Produktlebenszyklen dagegen immer kürzer. Heute gilt es, sich auf Märkten mit globaler Konkurrenz zu behaupten – doch Konkurrenz belebt ja bekannterweise das Geschäft. So sind die Unternehmen dazu aufgerufen, immer wieder neue Denkweisen und Konzepte zu entwickeln.

Über den Tellerrand hinaus: Die so genannte „Betriebsblindheit“ ist ein weit verbreitetes Phänomen: automatisierte, ständig wiederholte Prozesse im Betriebsalltag erfolgen „blind“ und oftmals gedankenlos. Nicht selten geht dabei der Blick für die Fehler und Defizite im eigenen Unternehmen verloren. Früher oder später wird es daher notwendig, einmal „über den Tellerrand hinaus“ zu  schauen. Hierfür bietet das Benchmarking ein geeignetes Instrument. Beim Benchmarking geht es darum, die Schwächen im eigenen Unternehmen aufzudecken, die bisher zu wenig Beachtung fanden. Daneben sollen jedoch auch Bereiche ausfindig gemacht werden, in denen sich Optimierungspotentiale verstecken.

Vergleich mit dem Besten: Das Benchmarking verfolgt ein klares Ziel: besser zu werden als bisher. Es ist die Suche nach den besten Praktiken bzw. der „Best Practice“ und gleichzeitig der Versuch, diese in der Folge im eigenen Unternehmen zu etablieren. Eine Analyse des eigenen Unternehmens in seinem Wettbewerbsumfeld soll die Marktposition des eigenen Unternehmens bestimmen, um schließlich entsprechende Maßnahmen einzuleiten. So will man sich kontinuierlich und strukturiert dem „Benchmark“ annähern. Meist geht dies einher mit einer verbesserten Qualität von Produkten und Dienstleistungen oder optimierten Geschäftsprozessen.

„Benchmark“: Die Leistungen eines Unternehmens, das im Hinblick auf den betrachteten Vergleichsgegenstand „Klassenbester“ bzw. „Bester in der Branche“ ist: es verkörpert damit die so genannte „Best Practice“. Dabei muss es sich nicht zwingend um ein konkurrierendes Unternehmen handeln- innerhalb des eigenen Unternehmens ist auch eine Abteilung mit besseren Ergebnissen denkbar.

 

Der Nutzen Ihres Unternehmens

Während ein Benchmarking kurzfristig die Wettbewerbsfähigkeit erhalten soll, geht es auf lange Sicht darum, die eigene Marktposition nachhaltig zu verbessern, um auf diese Weise die Existenz des Unternehmens zu sichern. Es ergibt sich in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Hierbei kann zwischen direktem und indirektem Nutzen unterschieden werden.

Direkter Nutzen:

• verbessert eigene Schwächen
• identifiziert Leistungsdefizite
• analysiert Unternehmen objektiv und systematisch
• zeigt Potentiale auf
• gibt Hinweise auf umsetzbare und praxisnahe Verbesserungen
• vermindert Unsicherheiten bei unternehmerischen Entscheidungen

Indirekter Nutzen:

• erhöht Verständnis der innerbetrieblichen Prozesse
• legt Unternehmensziele fest
• überprüft Unternehmensstrategien
• beobachtet Unternehmensentwicklung
• verbessert oder festigt Wettbewerbssituation
• Motivation bzw. Anreiz zum Erreichen der „Best Practice”

Im besten Falle schafft es Ihr Unternehmen, die „Best Practice“ des Branchenbesten sogar noch zu übertreffen. Auf diese Weise ist es möglich, dass Sie selbst zum „Benchmark“ für andere Unternehmen werden.

 

Internes versus Externes Benchmarking

Benchmarking kann im Hinblick auf die Beziehung zum Vergleichspartner in Internes und Externes Benchmarking eingeteilt werden. Das Externe Benchmarking kann wiederum in Marktorientiertes, Branchenbezogenes und Branchenübergreifendes Benchmarking unterteilt werden.

Internes Benchmarking stellt einen Vergleich innerhalb des Unternehmens an. Es handelt sich hierbei um einen schnellen, einfachen und kostengünstigen Weg des Benchmarking. Meist werden Prozesse gewählt, die an mehreren Stellen im Unternehmen auftreten oder Abteilungen, die  kritische Prozesse enthalten: sie versprechen große Verbesserungspotentiale. Das Interne Benchmarking dient dazu, vorhandene Arbeitsprozesse und Kommunikationsnetze aufzuzeigen. Organisationen sollen von ihren eigenen Strukturen und Prozessen lernen. Darüber hinaus geht es darum, Best Practices für den entsprechenden Arbeitsschritt oder Prozessablauf in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen zu identifizieren und zu analysieren, um sie auf Ihre Übertragbarkeit zu überprüfen. Auf diese Weise sollen Leistungsunterschiede in vergleichbaren internen Verfahren ausgeglichen werden.

Chancen

• einfacher Zugang zu Daten und Informationen
• deutlich geringerer Zeitaufwand
• tieferes Verständnis von internen Strukturen und Prozessen
• Förderung der Benchmark- Idee im Unternehmen, Akzeptanz
• Motivation bzw. Anreiz die „Best Practice“ selbst zu erreichen

Risiken

• Gefahr von fehlender Akzeptanz
• Begrenzter Blickwinkel
• Verbesserungspotential gering: keine neuen Ideen oder Konzepte von außen
• Gefahr interner Konkurrenzkämpfe

Das Interne Benchmarking kann zwar die Stärken und Schwächen eines  Unternehmens darstellen, reicht jedoch nicht aus, um eine Spitzen- Position zu erreichen. Dies liegt hauptsächlich daran, dass der Blick nach außen fehlt. Dieser lässt sich nur mit dem Externen Benchmarking herstellen.

Externes Benchmarking stellt einen Vergleich mit einem Unternehmen außerhalb der eigenen Organisation an. Dabei werden zwei Typen unterschieden:

1. Branchenbezogenes/Wettbewerbsorientiertes Benchmarking
Hier findet ein direkter Vergleich mit Wettbewerbern statt, die den gleichen Markt bedienen. Dabei sollen  Informationen über die Produkte, Arbeitsabläufe oder Prozesse der direkten Konkurrenten ermittelt werden, um die eigenen Ergebnisse daran zu messen. Der unmittelbare Vergleich mit Konkurrenten bringt wertvolle Informationen über die eigene Stellung im Wettbewerb. Die Ergebnisse dieses Benchmarkings haben zudem eine hohe Akzeptanz, da das Untersuchungsobjekt meist gut verglichen werden kann. Problematisch ist allerdings der erschwerte Informationsaustausch aufgrund des direkten Konkurrenzverhältnisses zwischen den Benchmarking- Partnern, die untereinander nur eingeschränkt kooperationsbereit sind. Des weiteren besteht die Gefahr, dass branchenorientierte „Kopien“ entstehen. Daher wird üblicherweise das Branchenübergreifende bzw. Funktionale Benchmarking angewendet.

2. Branchenübergreifendes/Funktionales Benchmarking
Branchenübergreifendes Benchmarking bezeichnet einen Vergleich zwischen Partnern, die nicht aus der gleichen Branche stammen und damit in keinem unmittelbaren Wettbewerbsverhältnis stehen. Diese Form des Benchmarking birgt das größte Innovationspotential: es orientiert sich am Klassenbesten, losgelöst von Markt, Branche und Wettbewerb. Es wird nach den neuesten oder besten Praktiken dieser Branche gesucht– den „Best Practices”. So bietet sich die Möglichkeit, zu Lösungen zu gelangen, die untypisch für die eigene Branche sind und damit innovativen oder gar revolutionären Charakter haben. Ziel ist es, erprobte und bewährte Praktiken zu übernehmen bzw. entsprechend den eigenen Bedingungen weiterzuentwickeln.

Die Informationsbeschaffung gestaltet sich unkompliziert: Unternehmen, die in keinem Wettbewerbsverhältnis zueinander stehen, sind viel schneller zu einem offenen Informationsaustausch bereit. So entstehen Probleme hinsichtlich Vertraulichkeit nur in geringem Maße bzw. können mit entsprechenden Vereinbarungen gelöst werden. Der branchenübergreifende Vergleich bietet somit nicht nur die Chance, zu den Besten aufzuschließen, sondern diese sogar zu überholen. Auf diese Weise wird die Möglichkeit eröffnet, sich in einem globalen Vergleich über die Branchen- und Marktgrenzen hinweg zu setzen. Es gilt allerdings zu beachten, dass nicht alle Branchen für einen entsprechenden Vergleich geeignet sind. Zudem kann sich die Übertragung auf den eigenen betrieblichen Kontext als schwierig und zeitaufwändig erweisen, da die Rahmenbedingungen zwischen den verglichenen Branchen sehr unterschiedlich ausfallen können.

 

Die Arten des Benchmarking

Im Hinblick auf die Art des untersuchten Objekts können folgende Arten des Benchmarking unterschieden werden:

Produkt-Benchmarking ist in der Praxis auch unter dem Begriff „Konkurrenzproduktanalyse“ bekannt und eignet sich vor allem bei technischen Produkten. Dazu werden die Produkte des Wettbewerbs meist zerlegt und untersucht. Ein großer Vorteil besteht darin, dass man nicht auf die Kooperationsbereitschaft der Mitbewerber angewiesen ist. Allerdings ist das Potential für neue Innovationen begrenzt: meist wird nur eine Angleichung an das untersuchte Produkt erreicht.

Prozess-Benchmarking ist der Vergleich ähnlicher Prozesse mit dem Ziel der Prozessoptimierung. Ziel ist es, ein tieferes Verständnis für die eigenen Prozesse aufzubauen und diese zu optimieren bzw. weiterzuentwickeln. Dabei können nicht nur einzelne Prozessschritte untersucht werden, sondern auch eingesetzte Methoden und Instrumente sowie die Kommunikation der Prozessbeteiligten. Das Prozess- Benchmarking ist allerdings im Vergleich zu den anderen Arten des Benchmarking meist mit hohem Aufwand verbunden.

Performance-Benchmarking stellt den Vergleich von Leistungskennzahlen in den Vordergrund und umfasst üblicherweise Informationen zur Organisation und zu den Prozessen. Das Performance- Benchmarking ist ideal dafür geeignet, sich in Bezug auf die eigene Leistungsfähigkeit zu positionieren und bereits erste Hinweise auf „Best Practices” zu erhalten. An diese Analyse der Leistungskennzahlen schließt sich in der Folge meist ein intensiverer Austausch zwischen den Benchmarking- Partnern an.

Strategisches Benchmarking dient der Bestimmung und Ausrichtung der eigenen Unternehmensstrategie und untersucht funktionsübergreifende Arbeitsabläufe. Ziel ist es, diese Abläufe zu verbessern, um auf diese Weise Wettbewerbsvorteile zu ermöglichen und somit langfristig eine Marktführerschaft erreichen oder verteidigen zu können. Da es sich bei Strategien allerdings um zukünftige Planungen und damit um streng vertrauliche und brisante Informationen handelt, ist diese Art des Benchmarking nur selten unter direkten Wettbewerbern möglich. Stattdessen sollte ein branchenübergreifendes Benchmarking durchgeführt werden.

 

Der Benchmarkingprozess …

… mehr als nur ein Vergleich: Die Durchführung eines Benchmarking ist äußerst komplex und umfangreich. Der entsprechende Prozess zur Durchführung eines Benchmarking-Projekts lässt sich auf fünf grundlegende Phasen zurückführen: 1. Zielsetzung, 2. Analyse, 3. Vergleich, 4. Maßnahmen, 5. Umsetzung.

Phase 1: Zielsetzung

Benchmarking ist Entscheidung: Bereits in der ersten Phase müssen zahlreiche Entscheidungen getroffen werden.

Was soll einem Benchmarking unterzogen werden? Das Benchmarking- Objekt muss ausgewählt und klar abgegrenzt werden. Es gilt: grundsätzlich kann alles im Unternehmen einem Benchmarking- Prozess unterzogen werden. Hierzu einige Beispiele:

• Produkte und Dienstleistungen
• Prozesse
• Leistungsindikatoren
• Organisationsstrukturen
• Kostenstrukturen
• Strategien
• Instrumente

Welches Team führt den Prozess durch? Die Personen, die mit dem Benchmarking- Objekt zu tun haben, verfügen über detaillierte Kenntnisse dazu. Sie sollten daher möglichst auch im Benchmarking- Team vertreten sein. Für die Teambildung gilt die Regel: So groß wie nötig, so klein wie möglich.

Welches Unternehmen ist als Benchmarking- Partner geeignet? Es muss ein geeigneter Partner gefunden werden, von dem die „Best  Practice“ erlernt werden kann. Dabei kann es sich sowohl um ein konkurrierendes Unternehmen als auch um eine andere Abteilung oder ein anderes Werk handeln.

Phase 2: Analyse

Benchmarking ist Bestandsaufnahme: In dieser Phase werden alle notwendigen Daten gewonnen. Dazu ist zunächst eine Bestandsaufnahme in Form einer internen Analyse notwendig, bei der Daten zum Vergleichsobjekt erhoben werden. Die Beschreibung des Objekts dient als Grundlage für einen späteren Vergleich mit dem Benchmarking- Partner. Hierfür ist ein tiefes Verständnis der Zusammenhänge innerhalb der eigenen Organisation unverzichtbar, sodass im Vorfeld alle erkennbaren Zusammenhänge zwischen dem Objekt und seinem Umfeld festgehalten werden müssen. Neben diesen internen Informationen sind auch beim Benchmarking- Partner entsprechende Werte einzuholen- die Benchmarks. Im Vergleich mit den internen Informationen dienen sie als Richtwerte bzw. Zielgrößen und damit als Orientierung. Die Daten können aus verschiedenen Quellen erhoben werden: neben internen sowie öffentlich zugänglichen Quellen besteht auch die Möglichkeit von Befragungen oder persönlichen Interviews.

Phase 3: Vergleich

Benchmarking ist Erkenntnis: In dieser Phase werden die gewonnenen Daten ausgewertet. Ziel ist es, so genannte „Leistungslücken“ aufzufinden: hierbei unterscheidet man zwischen einer „positiven“ und einer „negativen“ Leistungslücke. „Negativ“ ist eine Leistungslücke dann, wenn die eigenen Praktiken denen des Vergleichspartners unterlegen sind und dementsprechend die Differenz zwischen den ermittelten Benchmarks und den Werten des eigenen Unternehmens negativ ausfällt. Im Falle einer Überlegenheit der eigenen Praktiken spricht man hingegen von einer „positiven“ Leistungslücke– diese wird allerdings eher selten zu finden sein.

Phase 4: Maßnahmen

Benchmarking ist Veränderung: Aus den gewonnenen Erkenntnissen sind entsprechende Konsequenzen für die eigene Organisation abzuleiten. Nur so können eingefahrene Strukturen aufgebrochen, veraltete Prozesse optimiert und die Wettbewerbssituation dauerhaft verbessert werden. Um die festgestellten Leistungslücken systematisch zu schließen sind geeignete Maßnahmen notwendig, die meist in einem entsprechenden Maßnahmenkatalog festgehalten werden. Häufig haben diese Maßnahmen strategischen Charakter, sodass sie zur Grundlage einer neuen Ausrichtung der Ziele und Strategien des Unternehmens werden.

Phase 5: Umsetzung

Benchmarking ist Lernen: Bevor es zu einer praktischen Anwendung der Benchmarking- Ergebnisse im Unternehmen kommt, muss eine Kommunikation auf allen Hierarchieebenen des Unternehmens stattfinden. Dabei sollten die geplanten Veränderungsmaßnahmen eine möglichst breite Zustimmung und Akzeptanz erlangen: nur so kann Benchmarking eine Vielzahl von Lernprozessen auf individueller und organisatorischer Ebene in Gang setzen.  Zudem bringt die Auseinandersetzung mit den eigenen Praktiken Lerneffekte mit sich: der wiederholte Vergleich der Leistungsfähigkeit und die Aufnahme neuartiger Praktiken verbessert sowohl das Problemlöseverhalten als auch die Anpassungsfähigkeit der Organisation. Für die erfolgreiche Umsetzung des Maßnahmenkatalogs muss eine klare Zuweisung der Kompetenzen und Verantwortlichkeiten stattfinden. Weiterhin ist bei der Umsetzung darauf zu achten, dass das Gelernte nicht einfach kopiert, sondern an die eigenen Strukturen angepasst wird. Nur so ist es möglich, sich über die beobachteten Praktiken hinaus zu entwickeln.

… und nicht zu vergessen:

Benchmarking ist ein „Geben und Nehmen”: Ein Benchmarking- Prozess sollte möglichst von einem gegenseitigen Informationsfluss ausgehen, damit beide Partner die Chance auf neue Erkenntnisse haben. Da Offenheit und Vertrauen in einem solchen Verhältnis die Grundlage der Zusammenarbeit darstellen, ist es ratsam, Grenzen und Umfang des Datenaustauschs von vornherein klar und deutlich festzulegen.

 

Vorteile und Nachteile eines Benchmarking

Abschließend erhalten Sie einen Überblick der Vor- und Nachteile eines Benchmarking-Prozesses.

Vorteile

+ Leistungslücken werden sichtbar
+ Wettbewerbssituation wird sichtbar
+ Kernkompetenzen werden deutlich
+ durch gewählte Kennzahlen gut überprüfbar

Nachteile

– Personalaufwand
– eher Einholen als Überholen der Konkurrenz
– Übertragung auf das eigene Unternehmen schwierig
– Akzeptanz wird vorausgesetzt

 

5 Tipps für Ihren Erfolg mit Benchmarking

Quelle: http://declarehope.org/about-2/five-finger-strategy/

1. Definieren Sie das Ziel für Ihr Vorhaben klar und deutlich!
Treffen Sie konkrete Aussagen zum Vorgehen sowie zu den Ergebnissen und deren spätere Verwendung.
Setzen Sie dabei Schwerpunkte: ein fokussierter Vergleich ist meist hilfreicher als einer, der nur “an der Oberfläche kratzt”.

2. Beachten Sie die Interessen Ihrer Vergleichspartner!
Denken Sie daran: auch Ihr Vergleichspartner will von diesem Vergleich profitieren- nicht nur Sie. Behalten Sie dies während des gesamten Prozesses im Hinterkopf.

3. Schaffen Sie Akzeptanz bei allen Beteiligten!
Wird die Idee nicht von allen gleichermaßen getragen, finden sich schnell Feinde gegenüber der Idee des Benchmarking. Anstelle von Verbesserungen kommt es so allerdings zu kontraproduktiven Ergebnissen.

4. Beziehen Sie die Beteiligten in die Umsetzung mit ein!
Maßnahmen sollten Sie nur gemeinsam mit den Betroffenen ableiten. Setzen Sie die Ergebnisse konsequent in Ihrem Unternehmen um: klare Verantwortlichkeiten und Deadlines helfen dabei.

5. Etablieren Sie das Benchmarking als Element Ihrer strategischen Tätigkeiten!
Verlieren Sie die Benchmarking-Idee nie aus den Augen, sondern starten Sie immer wieder aufs Neue ein Benchmarking-Projekt. Nur so kann das Instrument langfristig im Unternehmen Wirkung zeigen.

… und das sollten Sie sich merken 

Benchmarking ist ein modernes strategisches Instrument, das insbesondere in Großunternehmen weit verbreitet ist. Doch Benchmarking sollte nicht als „Allheilmittel“ für alle auftretenden unternehmerischen Probleme betrachtet werden. So kann und soll das Benchmarking die anderen Methoden und Instrumente eines Unternehmens keineswegs ersetzen, sondern vielmehr in das bestehende Instrumentarium integriert werden. Darüber hinaus ist Benchmarking mehr als nur ein einmaliges Ereignis. Entscheidend ist vor allem der Wille zu einem ständigen Wandel des Unternehmens: diese Idee muss von der Unternehmensführung ausgehen und von dort auf das gesamte Unternehmen übergehen. Der Wille zu lernen und die Bereitschaft zur Veränderung ist eine grundlegende Voraussetzung für jedes Benchmarking- Projekt und sollte nicht unterschätzt werden!

Benchmarking sollte nicht als Eingeständnis von Schwäche, sondern als Chance und Signal des Aufbruchs verstanden werden. Angesichts der heutigen Marktsituation kann es sich kein Unternehmen leisten, Potentiale zu verschenken– und so wird sich das Benchmarking in Zukunft wohl auch in den kleinen und mittelständischen Unternehmen noch stärker etablieren.

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